YLEISET VALMISMATKAEHDOT
Valmismatkoja koskeva Suomen matkatoimistoalan liitto ry:n ja kuluttaja-asiamiehen neuvottelemat yleiset valmismatkaehot on luettavissa osoitteessa KKV:n sivuilla.
EUROOPPALAINEN SAIRAANHOITOKORTTI
Suosittelemme asiakkaillemme maksuttoman Eurooppalaisen sairaanhoitokortin tilaamista verkossa Kelan asiointipalvelussa tai Kelan konttoreista. Kortilla saat lääketieteellisistä syistä välttämättömän sairaanhoidon EU- ja ETA-maissa sekä Sveitsissä. Kohteiden turvallisuutta ja muita vastaavia tietoja on saatavissa ulkoministeriöstä ja terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta; esim. kyseisten tahojen Internet-sivustoilta www.formin.fi ja www.thl.fi.
ERITYISEHTOJEN SOVELTAMINEN
XC Chamonix’in matkatuotteiden kuljetusmuotoa koskevien määräysten, varaus- ja myyntiehtojen sekä matkan erityisluonteesta johtuvien majoitusehtojen vuoksi sovellamme matkoillamme seuraavia erityisehtoja yleisten valmismatkaehtojen ohella.
Matkavakuutus
Suosittelemme matkavakuutuksen ottamista. Matkustaja vastaa itse vakuutusturvastaan ja sen kattavuudesta. Vakuutus on peruutuskorvauksien saamiseksi maksettava viimeistään 3 vuorokautta ennen matkan alkua. Suosittelemme tarkistamaan voimassa olevan vakuutuksen korvausehdot vakuutusyhtiöstäsi. Voimassa olevasta vakuutuksesta tulee esittää pyydettäessä todistus matkanjohtajalle tai oppaalle. Matkanjärjestäjä voi tarvittaessa evätä ilman matkavakuutusta tulevan asiakkaan osallistumisen matkaan ja järjestäjä ei näissä tapauksissa ole velvollinen korvaamaan asiakkaalle aiheutuvia kuluja tai vahinkoa.
Matkustusasiakirjat
Matkustajan on itse huolehdittava tarvittavista asiakirjoista (passi, viisumi) sekä tarkistettava niiden ja varauksiin annettujen nimien oikeellisuus ja vastaavuus toisiinsa. Tarkista myös kuljetusten lähtöajat. Emme vastaa vahingosta, mikäli matka estyy tai keskeytyy puutteellisten tai virheellisten matka-asiakirjojen (esim. rikkinäisen passin) tai viisumin eväämisen tai puuttumisen vuoksi.
VALMISMATKAEHDOT JA XC CHAMONIXIN ERITYISEHDOT
XC Chamonix’lla (Menalab Oy) on valmismatkoista voimassaoleva takuu Kilpailu- ja Kuluttajavirastolla, joka on matkanjärjestäjän toimintaa valvova viranomainen (www.kkv.fi) Valmismatkaliikenteen rekisteritunnus: 38/16/Mj.
1. Sopimus on tehty ja varaus on vahvistettu XC Chamonixin (”agentti”) ja nimetyn henkilön (”matkanjohtaja”) välillä kun T ja C sopimus on allekirjoitettu (hyväksymällä nämä ehdot) sekä maksu on suoritettu kokonaisuudessaan osoitetulle tilille.
2. Matkanjohtaja on vastuussa koko ryhmästä kaikissa varaukseen liittyvissä asioissa.
3. Ryhmä viittaa kaikkiin niihin henkilöihin kenet on ilmoitettu varauksen yhteydessä. Nimen muutokset alkuperäiseen varaukseen liittyen on ilmoitettava.
4. Jos miloinkaan ennen majoituksen alkamisajankohtaa matkanjohtaja peruuttaa oman osallistumisensa ja nimeää uuden matkanjohtajan varaukseen, on agentille ilmoitettettava välittömmästi sähköpostitse tai puhelimitsi alkuperäisen matkanjohtajan toimesta. Uuden matkanjohtajan on allekirjoitettava ja palautettava T ja C sopimus (hyväksymällä nämä ehdot) ennen matkaa.
5. Jos maksu on maksettu erissä suoraan agentille tai ryhmänjohtajan kautta, varaus ei ole vahvistettu ennen kuin lopullinen maksu on vastaanotettu kokonaisuudessaan eräpäivään mennessä. Jos maksuja ei saada eräpäivään mennessä , agentilla on automaattinen oikeus peruuttaa varaus.
6. Jos maksut eivät iole saapuneet eräpäivään mennessä, ryhmäjohtajaan ollaan yhteydessä. Maksu tulee suorittaa agentille 7 päivän kuluessa (tai HETI, jos ryhmä on aloittamassa matkan alle 7 vuorokauden kuluttua). Jos näin ei tehdä, varaus peruutetaan automaattisesti.
7. Agentti takaa euromääräisen hinnan alkuperäisen varauspäivän kurssin mukaan. Kuitenkin, jos maksu suoritetaan muulla valuutalla kuin euroilla, on agentilla oikeus pyytää maksu mikä kattaa valuuttakurssien muutokset.
8. Agenttilla on oikeus lisätä tai vähentää myymättömien päivien hintoja milloin tahansa.
9. Peruutukset tulee ilmoittaa agentille viipymättä kirjallisesti matkanjohtajan toimesta. Hyvitykset tapahtuvat agentin toimesta seuraavasti.
- 28 päivää ennen matkaa täysi hyvitys (-70€ toimisto kulut).
- 70% hyvitys 27-14 päivää ennen matkaa.
- 50% hyvitys 13-2 päivää ennen matkaa.
- EI hyvitystä 2 päivää (48h) tai vähemmän ennen matkaa tai kun vieras ei saavu kohteeseen. Esimerkiksi sisäänkirjautuminen 21.5, hyvitys 18.5 kello 23:59 saakka.
- Siivousmaksu palautetaan aina, jos asiakas ei kirjaudu sisään.
- Jos jompikumpi osapuoli tekee kantelun, XC Chamonixille on ilmoitettava 24 tunnin kuluessa sisäänkirjautumisesta.
- Varaus on peruutettu virallisesti, kun vieraat / matkanjohtaja antaa kirjallisen ilmoituksen XC Chamonixille.
- Sovellettavat verot säilyvät ja nämä on maksettava.
- XC Chamonixilla (Menalab Oy) on valmismatkoista voimassaoleva takuu Kilpailu- ja Kuluttajavirastolla, joka on matkanjärjestäjän toimintaa valvova viranomainen (www.kkv.fi) Valmismatkaliikenteen rekisteritunnus: 38/16/Mj.
- Sellaisissa olosuhteissa, jotka eivät ole agentin valvonnan alaisia, esimerkiksi ongelmia majoituksssa, voi aiheuttaa muutoksia vahvistettuun varaukseen tai peruuttaa koko varauksen. Agentti tekee kaikkensa sen varmistamiseksi, että näin ei tapahdu, mutta jos agentti ei voi välttää muutoksia, ottaa agentti yhteyttä ryhmänjohtajaan välittömmästi.
- On pyrittävä tekemään vaihtoehtoiset järjestelyt jos mahdollista majoituksen suhteen mikä vastaa alkuperäistä arvoa. Tai jos ryhmänjohtaja haluaa;
- Agentti voi tarjota täyden hyvityksen kaikista majoitusmaksuista. Siinä tapauksessa, että mitään vaihtoehtoisia järjestelyjä ei voida suorittaa, täysi korvaus kaikista suoritetuista maksuista suoritetaan. Muita korvauksia ei tarjota.
10. Ryhmänjohtajan tai ryhmän jäsenen aiheuttamat vahingot asunnossa / rakennuksessa tai yleisissä tiloissa on korvattava kokonaisuudessaan. Kustannukset vähennetään takuusummasta (500 – 1000 euroa varauksen yhteydessä ilmoitettu), mikäli vahingonkorvaus maksetaan sekillä, mikä tahansa jäljellä oleva velkasaldo ja palautetaan ryhmänjohtajalle 14 päivän kuluessa lähtöpäivästä.
11. Ryhmäjohtajan tehtävänä on varmistaa, että majoitus jätetään puhtaaksi ja siistiksi lähdettäessä. Jos näin ei ole, siivouksen lisämaksu vähennetään takuusummasta. Jos takuusumma on maksettu sekillä, jäljellä oleva saldo palautetaan ryhmän johtajalle 14 päivän kuluessa lähtöä.
12. Kaikki vahingot, jotka ylittävät 500 – 1000 euron suuruisen takuusumman, veloitetaan ryhmänjohtajalta koko ryhmän puolesta, riippumatta siitä, kuka henkilö on vastuussa. Tämä maksu suoritetaan agentille asiamiehelle maksutiedoilla, jotka toimitetaan 21 päivän kuluessa siitä, kun ryhmä on kirjautunut ulos.
13. Agentilla on oikeus irtisanoa ilman irtisanomisaikaa ja vastuuta kenen tahansa ryhmän jäsenen matja, jonka käyttäytyminen on sellaista, että se todennäköisesti häiritsee muiden matkaa tai aiheuttaa vahinkoa omaisuudelle tai kolmannelle osapuolelle.
14. Ryhmäjohtajan tehtävänä on varmistaa, että jokainen ryhmän jäsen vomasta omaisuudestaan, asiakirjojensa ja laitteidensa turvallisuudesta. Mitään vastuuta ei oteta eikä hyväksytä tällaisten esineiden osalta agentin toimesta.
15. Ryhmäjohtajan tehtävänä on varmistaa, että jokaisella ryhmän jäsenellä on kaikki tarvittavat matkavakuutusasiakirjat, jotka kattavat ryhmän jäsenen itsensä kokonaan ennen loman alkua. Agentti ei vastaa millään tavalla näiden laiminlyönnistä missään tapauksessa.
16. Agentti ei ota minkäänlaista korvausvastuuta tai korvaa myöskään seuraavissa tapauksissa:
- tapahtumia, joita agentti ei voinut ennakoida tai välttää. Tällaisia tapahtumia ovat sota, sodan uhka, lakko, terrorismi, teollisuuden riita, luonnonkatastrofi tai ydinonnettomuus, epäsuotuisat sääolot ja tulipalo;
- peruutukset, viivästykset tai kustannukset, jotka aiheutuvat tai ovat yhteydessä epäsuotuisiin sääolosuhteisiin tai liikenneolosuhteisiin, lumivyöryihin, mutavyöryihin ja lumisiin tai lemettomiin olosuhteisiin sekä näiden vaikutuksista matkajärjestelyihin, majoituksiin ja aktiviteetteihin;
- rajoitukset jotka kohteen viranomaiset ja yritykset ovat asettaneet, kuten hiihtohissien aukiolot, hiihto koulut tai välinevuokraamojen rajoitukset;
- ryhmän muista matkajärjestelyistä tai heidän puolestaan tehdyistä järjestelyistä.
17. Agentti ei ota vastuuta henkilövahingoista tai kuolemasta milloinkaan tai missään tapauksessa mikä aiheutuu ryhmän jäsenelle heidän majoituksessa tai muissa aktiviteeteissa. Tämän ei sulje pois mahdollisia lakisääteisiä oikeuksia, ryhmä / tai vieras. Tämä sopimus ja sen mukaiset menettelyt ovat Suomen lakien alaisia.
18. Henkilöllä, joka ei ole tämän Sopimuksen sopijapuolena, ei ole oikeuksia Sopimusten (Kolmannen osapuolen oikeuksia) koskevan lain nojalla.
19. Turvallisuus- ja vakuutussyistä agentti on asettanut tupakointikiellon asunnossa.
20. Jotta vältettäisiin epäselvyyksiv mahdollisten ristiriitojen sattuessa, T: n ja C: n säännökset ovat vallitsevia.
21. Reklamaatiot ja ongelmat – Jos lomasi aikana ilmenee minkäänlaisia ongelmia, tulee asiasta ilmoittaa välittömästi agentin vastaavalle asiamiehelle – Sari Kupari / info@xcchamonix.com tai +33 67 65 01 198 välittömästi, ennen lähtöä Chamonixista ja kirjallisesti 14 päivän kuluessa loman päättymisestä. Reklmaatiot huomioidaan vain silloin kun tätä ohjetta noudatetaan.
Lentokenttäkuljetukset
Lisätietoa ja peruutuehdot sivulla LENTOKENTTÄ KULJETUKSET
AKTIVITEETIT PYÖRÄILY, VAELLUS, OPPAAT, ESF (Hiihtokoulu, offari päivät, Vallee Blanche, lumikenkäily).
ARTICLE I – SERVICES
ARTICLE II – INSURANCE
ARTICLE III – RATES / REGISTRATION / PAYMENT
3.1 Rates
You must complete the registration procedure on our site or contact us by email / phone / chat.Booking is confirmed once you have proceed with a full payment. Once you have proceed with your request, we will send you an confirmation email and an invoice / payment link.
Services are booked for set dates. Consequently, the retraction deadline of 7 days for distance selling provided for in Article L121-20 of the Consumer Code is not applicable in accordance with Article L121-20-4 of the same code. Payment concludes the contract.
ARTICLE IV – CANCELLATION POLICY
- Full refund if cancellation is made more than 7 days before the booking is to take place.
- Mountain guides: once booking is made, 50% payment will be held in case of cancellation made by the client any time before the activity. 50% refund if cancellation is made more than 7 days before the activity.
- Full refund if the activity is cancelled because of the weather conditions and can not be rescheluded.
- No refund guest cancellation less than 7 days before the activity date.
- Full refund if the activity partner for some reason can not offer the service you have booked.
- Cancellation during the activity because of an accident. This shall be covered by your travel insurance.
ARTICLE V – RESOLUTION OF DISPUTES
XC CHAMONIX AND GDPR
GDPR, the General Data Protection Regulation, comes into force on the 25th May 2018. It is a piece of regulation designed to strengthen and unify data protection for individuals within the EU.
As a business XC Chamonix is committed to achieving compliance with GDPR, so we’ve created this page to inform you about what progress we’ve made.
XC CHAMONIX PRIVACY POLICY
Last updated: May 23 2018
Your privacy is important to us. This Privacy Policy explains what personal data we collect from you and how we use it. Personal data is any information that can be used to identify a person (called “the User”).
DATA CONTROLLER
The data controller in accordance with applicable data protection laws is XC Chamonix (Menalab Oy / hereinafter together “XC Chamonix”, “we”, “us” or “our”). XC Chamonix is responsible for ensuring that processing of personal data complies with this Privacy Policy and applicable data protection legislation. The solutions XC Chamonix provides (including the invoicing solution) will be referred to as the “Service”.
Contact details of the controller:
Menalab Oy
00510 HELSINKI FINLAND
Tel. +358 (0) 45 11 04 121
Contact person in matters regarding this Privacy Policy is Sari Kupari, (Tel. +358 (0) 45 11 04 121, email info@xcchamonix.com).
PERSONAL DATA WE COLLECT
We collect and process personal data of the User through different means which are explained below.
Most of the personal data we process is collected directly from the User. We may also collect personal data in the process of providing the Service. We also use publicly available sources to verify the accuracy of the personal data we collect, such as the address service provided by the Finnish Post and the Population Register Centre.
Data the User provides as part of the contacting, enquiery, booking or invoicing
When the User uses our Services, as contacts us or send an enquiry or books any of our services, we collect information that is needed for proceeding with the booking and/or for invoicing. For these processes, we collect some basic personal data, such as:
- Company- or personal name
- Email address
- Phone number
- Country
- Travel details as flight number, address in Chamonix
The User also has the possibility of providing us with other personal data to interact with the Service, such as:
- Address
- VAT number
- Language
- Consent to / prohibition of direct marketing – We do not do direct marketing
- When our customer is a corporation, we also collect basic information on contact persons and representatives of the corporation, and information on the Users.
Providing this personal data is optional and is not needed to proceed with a booking or byuing a service – however, such personal data may be needed to get full advantage of the features of the Service.
DATA REGARDING THE USE OF THE SERVICE
We may also collect data automatically when the User uses our Service.
Payments of the User’s within our service are made via external payment providers: Woocommerce, Stripe and Osuuspankki. We use secure and transparent payment methods with these providers and we do not store any card details in our system. Payment providers only provide us with tokens, and we process payments via tokens. Validity of these is checked when payment is processed
HOW WE USE PERSONAL DATA
We process personal data for three main purposes.
Service provision
Some areas of our Service require the processing of personal data in order to provide services to the User. In this case, the processing may concern e.g. data that is necessary for us to deliver the Service to the User, to provide customer service or to invoice the User. The processing in this case is based on the contract between the User (or the corporate customer) and XC Chamonix.
Service development and research
We may use personal data to improve the quality of the Service, to solve problems detected within the Service and to develop better features to the Users. We base this processing on our legitimate interest to improve our Service and its features and content. We may also generate anonymous, aggregate statistical information for research purposes, including Business Intelligence.
Marketing and communications
We may use personal data to send the User relevant information about the Service. Personal data may also be used for the purposes of communications only. We do not do direct advertising, marketing and personalised marketing to Users. We may create general profiles of the Users to provide more relevant content. We base this processing on our legitimate interests to keep the Users up-to-date about the service or product they boght from us. Service and to market relevant new products and services to our Users. The User has the right to prohibit any communication at any time.
SHARING OF PERSONAL DATA
We may disclose personal data to third parties:
- when permitted or required by law;
- when our trusted service providers provide services to us on behalf of us and under our instructions. However, we will control and be responsible for the use of the User’s personal data at all times;
- if XC Chamonix is involved in a merger, acquisition, or sale of all or a portion of its assets;
- when we believe in good faith that disclosure is necessary to protect our rights, protect the User’s safety or the safety of others, investigate fraud, or respond to a government request.
XC Chamonix does not sell personal data of Users to third parties.
TRANSFER OF PERSONAL DATA OUTSIDE THE EU/EEA
In general, we do not transfer personal data of Users outside the EU/EEA. However, some of XC Chamonix’s trusted service providers operate in the United States. When these service providers provide services to us, we may need to transfer some personal data of the Users to the United States. In these cases, our service providers have committed themselves to safeguards that are required by European data protection laws to provide adequate level of data protection, such as the Privacy Shield.
RETENTION OF PERSONAL DATA
The User’s personal data will be retained only for as long as necessary to fulfil the purposes defined in this Policy. When the User’s personal data is no longer required by law or rights or obligations by us or the User, we will delete the personal data. For example, when the User has not used our services for the time that is not relevant anymore for future services or invoicing, the data is deleted without delay from the Service. In this case, due to technical reasons, the personal data will be retained in our backups up to one year before it is deleted.
THE USER’S PRIVACY RIGHTS
The User has a right to access personal data we hold about the User. The User may access, correct, update, change or remove personal data at any time. However, certain information is strictly necessary in order to fulfil the purposes defined in this Policy and may also be required by law. Thus, the User may not remove such personal data.
The User has a right to object for certain processing, such as profiling for marketing purposes. To the extent required by applicable data protection law, the User also has a right to restrict data processing.
The User has a right to data portability, i.e. right to receive personal data in a structured, commonly used machine-readable format and transmit the personal data to another data controller, to the extent required by applicable law.
The User can correct, delete and otherwise handle personal data within the Service, or contact XC Chamonix’s customer service team.
If the User finds that there is a problem with the way we are handling personal data, the User has a right to file in a complaint to the User’s national data protection authority in the EU/EEA. In Finland that is the Data Protection Ombudsman. Contact details of the Finnish Data Protection Ombudsman can be found through this link.
CHILDREN’S INFORMATION
Our Service is not directed to children under 16. If you become aware that a child under 16 has provided us with personal information, please contact us, simply send us an email at info@xcchamonix.com.
COOKIES AND OTHER SIMILAR TECHNIQUES
We use cookies and other similar techniques to provide the Service. Cookies are small text files placed on the User’s device to collect standard internet log information. Certain functionalities of the Service require use of cookies. We use cookies to increase functionality of Service and to make it easier to use.
The User can set the User’s browser not to accept cookies. The User can also limit the use of cookies or remove cookies from the browser. However, as cookies are part of how our Service works, limiting the use of cookies may affect the functionality of the Service.
SECURITY
XC Chamonix takes security seriously. We take various steps to protect personal data from loss, misuse, and unauthorised access or disclosure. These steps take into account the sensitivity of the information we collect, process and store, and the current state of technology.
To learn more about current practices and policies regarding security and confidentiality of personal data and other information, please see our also our partners policies; Zervant, Google Business, Stripe, Woocommerce and WordPress.
CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY
We may change this policy from time to time. If we do, we will post a notification in the Service.
CONTACTING XC CHAMONIX
Please also feel free to contact us if you have any questions about XC Chamonix’s Privacy Policy or practices. You may contact us at info@xcchamonix.com